Public Speaking is Freezing!

9 November 2010

Ingin berkongsi pengalaman semasa saya diberi peluang menjadi moderator satu sesi Public Speaking, bukan Pengucapan Awam kerana semua peserta kursus perlu memberikan ucapan dalam Bahasa Inggeris. Para peserta kursus adalah pegawai kanan kerajaan dan para panel pula terdiri daripada personel penting kerajaan yang sememangnya sangat berpengalaman dan berwibawa. Cabarannya ialah saya perlu berhati-hati mengendalikan sesi kerana bukan sahaja para pesertanya pegawai-pegawai tinggi yang hebat bahkan para panelnya pun taraf Dato' dan Tan Sri.  Saya ingin kongsikan tips sebagai moderator dan tips apabila memberi ucapan dalam sesi yang anda akan dinilai.

Tips sebagai moderator:

1. Tiba awal - kreadibiliti dan keyakinan akan terjejas jika tiba lewat, lebih-lebih lagi peserta dan panel orang ternama. Tiba awal membolehkan anda berbincang dengan penganjur dan bersedia dengan kit yang disediakan oleh penganjur

2. Selesa dengan skrip - kadangkala anda dibekalkan dengan skrip oleh itu anda perlu baca berulang-ulang kali dan pastikan ia sesuai dengan sesi anda. Jika skrip tidak dibekalkan, anda mesti sediakan skrip sebagai panduan semasa mengendalikan sesi, lebih-lebih lagi jika sesi dalam Bahasa Inggeris. Walaupun anda tiada masalah bahasa, persediaan yang lemah akan dapat dilihat semasa mengendalikan sesi.

3. Paparkan imej yang baik - Pakai pakaian yang bersesuaian dan mesti memaparkan ketrampilan dan personaliti yang baik. Moderator perlu mendapat keyakinan daripada para peserta dan panel.

4. Fasih dengan peralatan - anda mesti tahu mengendalikan peralatan yang disediakan agar apabila peserta menghadapi masalah menggunakannya, anda boleh menghulurkan bantuan dan tidak perlu membuang masa memanggil juruteknik untuk membaiki masalah yang mudah. Oh ya, anda jangan terperanjat jika jam rendik yang disediakan untuk mengawas masa pun anda tidak tahu menggunakannya. Jadi berbalik kepada perkara nombor satu, datang awal - periksa dan cuba peralatan.

Tips sebagai pemberi ucapan:

1. Struktur ucapan - Sangat penting untuk anda rancang ucapan anda. Anda boleh bahagikan ucapan kepada tiga bahagian iaitu PENGENALAN, ISI dan PENUTUP:

a. PENGENALAN - Dalam satu minit, ucapkan salam dengan hormat dan sebut nama atau pangkat panel dengan betul. Di bahagian ini, penting untuk anda mendapat perhatian daripada panel dan keseluruhan audien. Ada pepatah mengatakan, "Besides challenges in the economy, finance, politic and globalisations, the current challenge is to GET THE ATTENTION AND TO KEEP THE ATTENTION"

b. ISI - Dalam lapan minit sampaikan pengenalan apa yang akan anda sampaikan, kemudian sampaikan isi antara tiga ke lima isi sudah memadai. Anda boleh masukkan sedikit hiasan bagi ucapan anda seperti jenaka ringkas yang bijak, cerita pendek yang berkaitan, maklumat atau data yang berkaitan dan lain-lain serta kesimpulan buat isi ucapan anda. Fokus kepada perkara tertentu dalam ucapan adalah lebih baik daripada anda cuba berfikir untuk menyampaikan segala yang anda tahu atau cuba untuk menyampaikan 'everything under the sky'. Isi yang sedikit tetapi fokus dan diucapkan dengan baik adalah lebih bermakna, dan yang penting membawa markah. Ingat ini adalah pengucapan awam yang dinilai.

c. PENUTUP - Dalam satu minit anda gulungkan ucapan anda dan jika boleh kaitkan ucapan anda dengan audien agar mereka mendapat nilai daripada ucapan yang anda sampaikan.

2. Pengetahuan - Adalah sangat penting anda mengetahui mengenai banyak perkara dalam kehidupan, bukan sahaja perkara-perkara yang berkaitan dengan kerja anda. Dari pemerhatian saya, walaupun peserta fasih berbahasa Inggeris, mereka tetap tidak dapat memberikan ucapan yang baik dek kerana tiada idea berkenaan topik yang diberikan. Oleh itu, bahasa bukanlah penghalang nombor satu. Terdapat  peserta yang tidak fasih berbahasa Inggeris tetapi dapat membuat audien faham dan mempunyai isi yang baik dalam ucapannya dan ia dapat menarik perhatian dan menggembirakan panel. "The more you know, the better you could share" - banyakkan mengambil tahu hal sekeliling melalui membaca, mendengar, berinteraksi dan memerhati.

3. Tiga V (Vocal, Visual & Verbal ) - Anda perlu memberi perhatian kepada tiga perkara penting ini:

a. Vocal (38%) - Pastikan anda memberi menyebut perkataan-perkataan dengan jelas. Jangan kulum perkataan anda dan pastikan suara anda dapat mencapai audien. Lontarlah suara anda mengikut intonasi yang betul, sesuai dengan isi ucapan anda. Penekanan suara terhadap isi-isi tertentu dapat menarik perhatian audien. Vocal memberi kesan 38% terhadap ucapan dan persembahan anda. Ingatlah, anda memberi ucapan untuk didengari bukan bercakap pada diri sendiri.

b. Visual (55%)- Apa yang audien dan panel dapat lihat pada diri anda memberi kesan 55% terhadap ucapan anda. Jika ada sesuatu yang dapat dilihat pada diri anda yang tidak menyokong ucapan anda, audien cenderung menumpu kepada perkara itu, menilai dan tidak mendengar apa yang anda sampaikan. Oleh itu penampilan, riak wajah, bahasa badan dan pergerakan anda semasa memberi ucapan harus dijaga agar ia memberi mesej baik dan menyokong topik yang anda sedang sampaikan. Pergerakan tangan hanyalah untuk menyokong apa anda katakan, jadi tidak perlu menggerakkan tangan pada setiap masa dan tidak bertujuan.

c. Verbal (7%) - Verbal adalah isikandungan apa yang anda perkatakan. Ia memberikan kesan 7% sahaja. Jadi jika sampaikan banyak isi pun, audien tidak akan mendapat kesan optimum. Jadi pilih beberapa isi sahaja tetapi sampaikan dengan vocal dan visual yang sesuai dan meyakinkan anda akan dapat memberikan kesan yang baik kepada pendengar dan panel.

4. Yakin - Keyakinan sangat penting dalam pengucapan awam. Apa yang akan dinilai adalah dari segi bagaimana sesuatu isi itu disampaikan dan ucapan. Jadi panel tidak melihat secara mendalam ke atas isi yang anda sampaikan. Jadi sampaikan isi yang anda yakin kesahihannya dan dengan menyampaikannya membuatkan anda lebih yakin lagi. Bagaimana untuk dapat keyakinan ini? Saya simpulkan dalam satu formula:

Yakin = (Pengetahuan Tentang Subjek + Pengetahuan Tentang Pengucapan Awam) x (Latihan + Pengalaman (Experience) yang berulang-ulang)

Y= (Ps + Ppa) x (L+E)

Oleh itu, keyakinan boleh diasah. Jika L + E itu kosong, maka hasil bagi Y akan juga kosong.

5. Penilaian - Ingat, anda berucap dan anda sedang dinilai. Ramai yang boleh berucap pada setiap masa, tetapi apabila ada penilaian, mereka jadi gugup dan tidak dapat berucap dengan baik. Oleh itu, sentiasa ingat bahawa peluang tidak datang selalu, jadi peluang yang ada jangan dibiarkan merosak imej anda tetapi peluang yang ada diambil untuk memantapkan imej. Fikirkan berapa kali lagi anda akan berucap di hadapan para panel yang hebat dan di hadapan audien yang hebat? Jadi ambil peluang untuk menyampaikan ucapan yang terbaik dalam masa yang singkat dan jangan biarkan masa yang singkat ini untuk audien mendengar dan melihat ucapan yang tidak mantap.

Cukup dahulu perkongsian saya buat setakat ini. Walau pun saya menulis ini berdasarkan pengalaman dan berkongsi tips bagi sesi public speaking/pengucapan awam yang dinilai namun saya percaya tips ini dapat juga digunakan dalam sesi-sesi lain di mana kita akan memberikan ucapan atau membuat persembahan tanpa diberikan markah.